Proposal là gì? Chắc hẳn những bạn làm việc trong ngành marketing – quảng cáo không còn xa lạ với nó. Proposal còn được đánh giá là vũ khí sắc bén nhất để mang đến thành công cho nhiều doanh nghiệp, sản phẩm. Làm thế nào để bạn ghi điểm dễ dàng với khách hàng khi thiết kế Proposal. Tìm hiểu ngay điểm nhấn mẹo hay và sai lầm để sở hữu Proposal ưng ý.
Proposal là gì?
Hiểu đơn giản nhất, Proposal là “đề xuất”. Tuỳ theo mỗi ngành từ Proposal được mở rộng ra và tiếp cận bằng nhiều thuật ngữ khác nhau. Trong ngành marketing, Proposal là ý tưởng, nội dung được đề xuất để gửi đến khách hàng, đối tác.
Proposal có thể được trình bày dưới dạng Words, Excel hoặc Powerpoint.
Như vậy, nội dung của Proposal cần xoay quanh và trả lời được 5 câu hỏi 5W1H. Cụ thể:
- What – Làm gì?
- Who – Ai thực hiện
- When – Thời gian
- Why – Mục đích
- Where – Địa điểm
- How – Phương pháp, khả năng thực hiện
Cấu trúc cơ bản của Proposal là gì?
Proposal cần có 4 phần cơ bản như sau:
- An Introduction – Giới thiệu
An Introduction cực kỳ quan trọng bởi nó là điểm nhấn để khách hàng có chú ý đến bạn và tiếp tục đọc, theo dõi bạn hay không.
- Mục lục
- Tiêu đề
- Tên dự án, chương trình
- Giới thiệu sơ lược về công ty, bản thân, thành viên tham gia thiết kế proposal
- Mục đích chính của Proposal
- Nội dung, khung chương trình và kế hoạch thực hiện chi tiết
- Thông tin liên hệ
Trong phần Giới thiệu, bạn cần đề xuất ngắn gọn, súc tích đi vào trọng tâm và hấp dẫn với khách hàng ngay từ những giây đầu tiên.
- Put the customer as the Center – Khách hàng là trung tâm
Mục “Put the customer as the Center” là điểm nhấn để bạn chứng minh Công ty bạn hiểu khách hàng cần gì và muốn gì? Cùng một yêu cầu, chương trình nhưng mỗi Công ty lại khác biệt và mang đến giá trị khác nhau. Nếu bạn chạm đến được “trái tim” của Công ty đó, bạn chắc chắn thuyết phục được họ và thành công.
- Tại sao bạn muốn đề xuất nội dung, ý tưởng này
- Tệp khách hàng tiềm năng như thế nào?
- Tại sao khách hàng cần phải đầu tư vào đây?
- Lợi ích khách hàng nhận được là gì?
- Thời gian, địa điểm, kênh tiếp cận ở đâu, khi nào?
- Giai đoạn của dự án và thời gian dự kiến kết thúc
- Kinh phí dự trù
- Describe in detail what you are proposing to customers – Diễn tả chi tiết những gì bạn đề xuất đến khách hàng
Giờ thì bạn hãy chứng minh khách hàng rằng những gì bạn đề xuất trong proposal được Bạn/ Công ty bạn giải quyết triệt để. Ở phần này yêu cầu sự thuyết phục của bạn rất lớn. Nó được cụ thể hóa thông qua How – Bằng cách nào?
- Giải quyết đề xuất ở phần 2 như thế nào?
- Giải pháp bạn đem lại khách hàng là gì?
- Hợp tác và làm việc cùng bạn đạt được lợi ích gì?
- Số cần họ phải chi trả cho bạn là bao nhiêu?
- Ý tưởng đề xuất là sao?
- Phân tích SWOT (Thế mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức) dự án
- Expertise and experience of the Company – Chuyên môn & kinh nghiệm của Công ty
Làm thế nào để đối tác, khách hàng tin tưởng bạn triển khai thành công Proposal này và nó không chỉ dừng lại là “bánh vẽ”. Bạn chứng minh với khách hàng năng lực chuyên môn cũng như kinh nghiệm của Công ty bạn giải quyết được tất cả các vấn đề.
- Thành tích, danh sách Công ty hoặc cá nhân tham gia đã thành công ở lĩnh vực đó
- Dự án bạn đã triển khai thành công
- Kinh nghiệm và chuyên môn của các cá nhân tham gia thực hiện Proposal
- Đối tác chiến lược đã từng hợp tác
Sai lầm cần tránh khi thiết kế Proposal để ghi điểm với khách hàng
Đừng chỉ tập trung vào giá cả mà quên đi giá trị
Bạn hãy hiểu rõ “Giá trị thực sự của Công ty/ Bạn ở đâu?” và bạn hãy tập trung vào điểm mấu chốt đó để thuyết phục khách hàng.
Bạn đừng chỉ tập trung vào danh sách khối lượng công việc, cách bạn làm hiệu quả như thế nào và chi phí đối tác phải chi trả cho bạn ra sao. Đối tác chán ngắt và tạm biệt bạn ngay.
Hãy nhớ rằng, hãy tập trung vào các giá trị và bạn sẽ nhận được phần thưởng xứng đáng. Đặc biệt trong marketing, khách hàng chẳng muốn làm việc với Agency chỉ tập trung vào giá và chẳng Agency nào muốn chiến thắng vì mình đấu thầu giá thấp nhất.
Bạn chẳng hiểu khách hàng của mình là gì?
Sai lầm chết người!
Nếu Công ty bạn chỉ tập trung vào chính mình và không hiểu rõ khách hàng là ai, muốn gì và mối quan hệ đó chắc chắn sẽ “chết sớm”. Thừa nhận là chính bạn mất hứng thú khi đọc, nghe ai đó nói về chính họ xuyên suốt câu chuyện.
Bạn có thể tìm hiểu và đánh giá sơ bộ về khách hàng của mình để tạo nên giọng điệu thích hợp cho Proposal. Điều này cũng là cách để bạn thấu hiểu được khách hàng, khó khăn và điểm rối họ cần Công ty bạn “gỡ” để có được tiếng nói chung từ 2 phía.
Bạn đừng nên chỉ tập trung vào kinh nghiệm, đối tác của mình mà quên mất mục tiêu của Proposal là gì và giá trị bạn trao đến cho khách hàng.
Bạn không tạo được điểm nhấn để hợp tác lâu dài
Trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, ngoài việc thể hiện được năng lực của chính mình, Bạn còn phải xây dựng mối quan hệ. Mối quan hệ lâu dài giúp bạn hiểu rõ hơn về đối tác của mình, họ đang gặp rắc rối gì và giải pháp nào thích hợp với họ.
Xác định ngân sách không thích hợp
Đây cũng là điểm yếu nhiều công ty e dè khi thiết kế Proposal. Bạn hãy nhấn mạnh cho đối tác thấy được những khó khăn, mục tiêu khi chọn ngân sách tốt nhất để họ sẵn sàng chi tiết nhiều hơn.
Trình bày quá nhiều thông tin
Mỗi công ty, dự án cần tháo gỡ điều gì. Bạn chỉ cần tập trung vào vấn đề đó và không nên đưa ra quá nhiều giải pháp. Một Proposal quá nhiều thông tin sẽ làm “rối” khách hàng và họ không biết bạn cần trình bày ý chính gì, giải quyết điều gì. Tốt nhất bạn không nên quá “tham lam” ở bản Proposal.
Sai lỗi chính tả, lỗi vặt
Rất nhiều Proposal hoàn hảo nhưng vẫn bị từ chối chỉ vì sai lỗi vặt. Bạn cần chỉn chu để tạo điểm nhấn với khách hàng.
Bạn nên rà soát lỗi trong Proposal nhiều lần và nên gửi dạng PDF thay vì Words để tránh bị lỗi hình thức. Làm việc cẩn thận và chuyên nghiệp cũng là cách bạn ghi dấu ấn với khách hàng.
Làm bản Proposal thật đặc sắc không hề dễ. Để ghi điểm với khách hàng cũng không hề dễ nhưng bạn có thể hoàn thành được nếu nắm vững được cấu trúc và sai lầm thường gặp khi trình bày Proposal đúng không nào? Giờ thì bạn tự tin hiểu Proposal là gì và bắt tay thực hiện các Proposal cơ bản để tạo dấu ấn khách hàng và thêm kinh nghiệm chính mình.
