Ở thời kỳ công nghệ, mọi nền tảng trực tuyến ra đều đều trở thành công cụ giao tiếp, rút ngắn không gian và khoảng cách giữa các thành viên. Webinar ra đời cũng hỗ trợ kết nối mọi người tốt nhất. Vậy webinar là gì? Tất tần tật thông tin về webinar được giải đáp sáng tỏ ngay bây giờ.
Định nghĩa webinar là gì?
Webinar là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “web” và seminar, tức là hội thảo trên web. Webinar có nghĩa là cuộc họp/ hội thảo/ thuyết trình trực tuyến.
Hình thức webinar phổ biến nhất B
- Live Webinar (Hội thảo trực tiếp trên web)
Buổi hội thảo được diễn ra theo thời gian thực và khán giả có thể tương tác cùng nhau và nhận được phản hồi nhanh chóng.
Thông thường các buổi Live Webinars thích hợp các hội nghị truyền hình trực tuyến, giải đáp khách hàng để đáp ứng được thông tin truyền tải nhanh chóng nhất.
- Webinar thông qua video và ghi âm sẵn
Ngược lại với live webinar, thì hình thức tổ chức thông qua video ghi sẵn và được phát lại có ưu, nhược điểm riêng. Người xem có thể xem lại video bất kỳ lúc nào mà không cần phải cố định về thời gian. Ngược lại họ không thể hỏi đáp trực tiếp với khách mời/ diễn giả của video.
Tính năng cơ bản của webinar là gì?
Webinar ra đời mang đến nhiều tính năng ưu việt cho các công ty, doanh nghiệp và cả người dùng. Điểm danh các tính năng cơ bản của webinar:
- Chia sẻ màn hình và webcam, trình chiếu slide nhanh chóng
- Không giới hạn về không gian, thời gian để nhiều người được tiếp cận với thông tin
- Diễn giả/ nhóm diễn giả và người tham gia được tương tác, trò chuyện cùng nhau
- Khảo sát, thăm dò ý kiến của người xem và thu hút họ
- Ghi video, chỉnh sửa lại bất kỳ thời điểm nào
- Đặt lịch hội thảo theo thời gian nhất định
- Chỉnh sửa trực tiếp webinar bằng chú thích, đánh dấu theo ý muốn
Sử dụng webinar để làm gì?
Webinar được ứng dụng trong rất nhiều ngành nghề nhưng training, giáo dục, marketing, kinh doanh… Mỗi ngành nghề có thể tìm hiểu và triển khai các hình thức để phát triển webinar đạt được hiệu quả cao nhất.
Ví dụ điển hình của webinar trong giáo dục giúp giáo viên tiếp cận được hàng ngàn học sinh ở mọi nơi trên thế giới. Ngay tại ở nhà, học sinh cũng được mở mang kiến thức với hàng loạt các buổi học khác nhau thông qua trực tuyến.
Đặc biệt khi đại dịch Covid-19 hoành hành như hiện nay thì ứng dụng webinar vào giáo dục là điều thiết yếu để đảm bảo sức khoẻ cho học sinh và giáo viên. Mở rộng hơn nữa, doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi webinar để cung cấp thêm kiến thức cho nhân viên của mình tốt hơn.
Lợi ích khi ứng dụng webinar trong marketing
Marketing cũng là lĩnh vực được ứng dụng webinar cực kỳ rộng rãi. Đơn giản, khi tổ chức các buổi webinar vào chiến lược marketing, doanh nghiệp thu được ít nhất 4 lợi ích quan trọng:
- Tạo lòng tin cho khách hàng, đối tác thông qua các câu hỏi, đối chất
- Tạo cảm tình, nuôi dưỡng lòng tin cho khách hàng tiềm năng, xây dựng mối quan hệ
- Nội dung trực quan sinh động và độc đáo, cuốn hút khách hàng
- Tiết kiệm chi phí rất lớn thay vì hội thảo trực tiếp
Hướng dẫn tổ chức buổi webinar thành công
Làm thế nào để tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến thành công luôn là băn khoăn của nhiều người, nhiều doanh nghiệp. Mách nhỏ với bạn bí kíp để tổ chức webinar thành công.
Bước 1: Tạo kế hoạch tổ chức
Bạn cần lên kế hoạch chi tiết buổi hội thảo trực tuyến như thời gian, chủ đề, diễn giả, nội dung, đối tượng tham gia… để có bức tranh toàn cảnh về buổi webinar sắp đến.
- Thông thường mỗi webinar nên được diễn ra từ 60 – 90 phút để người dùng không bị nhàm chán và dễ cuốn hút họ hơn.
- Chủ đề được lựa chọn cần mang đến giá trị thực sự cho người tham gia và tạo độ lan tỏa mạnh
- Diễn giả cần nổi tiếng hoặc có tầm ảnh hưởng trong chủ đề được chọn
- Xác định được mục tiêu buổi hội thảo là để chia sẻ kiến thức hay đào tạo, quảng bá thương hiệu/ sản phẩm/ dịch vụ…
- Buổi hội thảo được phát miễn phí hay thu phí?
- Có giới hạn người tham dự hay không?
- Chọn lựa công cụ/ nền tảng để tổ chức buổi hội thảo
Bước 2: Tạo nội dung cho buổi hội thảo
Khi đã xác định lên kế hoạch và xác định được chủ đề buổi webinar, bạn cần giải quyết vấn đề quan trọng: “Nội dung bạn trình bày là gì?”
Bạn trình bày dưới dạng thuyết trình kiểu trình chiếu Powerpoint hay dưới dạng vấn đề trực tiếp. Dù theo hình thức nào thì nội dung cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Nếu trình chiếu thì slide cần đảm bảo được nội dung chính, điểm nhấn và không nên quá nhiều chữ. Bạn thiết kế thêm hình ảnh, GIFs, video… cho thêm phần trực quan sinh động.
Nếu triển khai theo Q&A thì câu hỏi cần được thu thập và chuẩn bị trước để diễn giả nắm bắt, vấn đáp chính xác rõ ràng. Tốt hơn, bạn nên chuẩn bị thêm một vài câu hỏi/ vấn đề phát sinh để tránh sự cố.
Bước 3: Truyền thông cho buổi webinar
Truyền thông cũng là bước quan trọng để buổi webinar được diễn ra suôn sẻ, thành công.
Bạn tạo Landing page và quảng cáo trên diễn đàn, zalo, facebook… để khách hàng tiềm năng biết đến. Landing page vừa là quảng cáo đồng thời có chứa form đăng ký thông tin cần thiết của người tham dự.
Trước buổi hội thảo, bạn nên liên lạc với người tham dự để nhắc nhở và có thể liên kết về webinar trước một giờ để không mất thời gian tìm kiếm.
Ngoài việc quảng cáo Landing page đến khách hàng mục tiêu, bạn có thể gửi email, đăng trên facebook, zalo… cá nhân, website miễn phí. Phương pháp này cũng rất hiệu quả bởi người tham dự đã biết đến “Bạn là ai?” và có thể họ đã cùng sở thích với bạn.
Bước 4: Tổ chức địa điểm ghi hình và kiểm tra các yếu tố kỹ thuật
Tuỳ theo quy mô của buổi hội thảo mà bạn có thể ghi hình ở nơi thích hợp như tại nhà, công ty hay trường quay. Đối với buổi hội thảo trực tuyến, bạn cần kiểm tra kỹ các yếu tố kỹ trước trước giờ quay như đường truyền internet ổn định không, phông nền thích hợp không, máy quay sắc nét, hệ thống âm thanh…
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ghi điểm với người tham gia, tránh được sự cố đáng tiếc.
Bước 5: Gửi phiếu đánh giá chất lượng và các tài liệu chuyên môn/ video sau sự kiện
Có thể thực hiện bước 5 hoặc không tuy nhiên bạn nên thực hiện để hiểu rõ hơn người tham dự, lắng nghe góp ý để chỉnh chu cho lần tiếp theo. Tài liệu chuyên môn, video… cũng là cách thể hiện bạn quan tâm đến khách hàng và duy trì mối quan hệ với họ.
